Hogyan készüljünk fel a könyvvizsgálatra? 10 lépés, ami időt és pénzt takarít meg

A könyvvizsgálatot sok cégnél kényszerű, kellemetlen időszaknak élik meg: hetekig gyűjtik a hiányzó dokumentumokat, magyarázzák a régi tételeket, és közben áll a normál munka. Pedig a vizsgálat hossza és költsége nagyrészt nem a könyvvizsgálón múlik, hanem azon, milyen állapotban kapja meg az anyagot.

Az alábbi lista azokat a lépéseket foglalja össze, amelyeket a felkészülés során a leggyakrabban hagynak ki – és amelyek utólag a legtöbb időt viszik el.

1. Zárja le a főkönyvet, és utána ne nyúljon hozzá

A leggyakoribb időrabló nem hiba, hanem mozgás: a könyvvizsgáló dolgozni kezd egy adathalmazon, majd közben módosul. Ilyenkor az addigi munka egy részét újra kell végezni.

Érdemes kijelölni egy dátumot, ameddig minden könyvelési tétel bekerül, utána pedig a lezárt időszakra csak a vizsgálat során feltárt korrekciók kerülnek – dokumentáltan, tételesen.

2. Egyeztesse a nyitó egyenlegeket a záró egyenlegekkel

Az előző időszak zárása és az aktuális nyitása között eltérésnek nem szabadna lennie. Ha mégis van, az szinte biztosan kérdés lesz. Ezt egy órányi munkával le lehet ellenőrizni előre, viszont a vizsgálat közben feltárva jóval drágább.

3. Kérjen egyenlegközlőket, és időben

A vevői és szállítói egyenlegek visszaigazolása jellemzően külső féltől függ, ezért ez a leglassabb elem. Aki csak akkor kezd hozzá, amikor a könyvvizsgáló kéri, két-három hetet veszít – nem a saját tempója miatt, hanem mert a partner nem válaszol.

Ugyanez vonatkozik a banki és a jogi visszaigazolásokra is.

4. Nézze át a régóta nyitott tételeket

A több éve mozdulatlan vevőkövetelés, a rég lezárt projekt kötelezettsége, a soha nem rendezett elszámolási előleg mind kérdés lesz. Nem az a baj, ha van ilyen – az a baj, ha nincs hozzá magyarázat.

Készítsen ezekhez rövid, írásos indoklást: mi ez, miért van még nyitva, mi a terv vele.

5. Számolja meg, ami megszámolható

A készlet, a tárgyi eszközök és a pénztár leltározása nem formaság: ez az egyik olyan terület, ahol a könyvvizsgáló saját megfigyelést végezhet. Ha a leltár dokumentáltan, a fordulónaphoz kötve megtörtént, az egész terület gyorsan lezárható.

6. Gyűjtse egy helyre a szerződéseket

Hitel- és lízingszerződések, bérleti szerződések, jelentősebb vevői és szállítói keretszerződések, biztosítékok, peres ügyek anyagai. Ezeket a könyvvizsgáló látni fogja – az egyetlen kérdés, hogy egy mappából kapja meg, vagy tíz e-mailben, két hét alatt.

7. Készítsen listát a kapcsolt felekkel folytatott ügyletekről

A tulajdonosi körrel, a vezető tisztségviselőkkel és a kapcsolódó cégekkel kötött ügyletek külön figyelmet kapnak. Egy előre összeállított, tételes lista – ki, mit, mikor, milyen összegben, milyen feltételekkel – rengeteg utólagos kérdést előz meg.

8. Gondolja végig a becsléseket, és írja le, mire alapozta őket

Az értékvesztések, a céltartalékok és az élettartamok mind vezetői döntésen alapulnak. A könyvvizsgáló nem azt fogja kérdezni, hogy jó szám-e, hanem hogy min alapul. Ha a válasz készen van írásban, az egy megbeszélés – ha nincs, az több kör.

9. Egyeztesse az adóbevallásokat a könyveléssel

A bevallott és a lekönyvelt adatok közötti eltérés önmagában nem hiba, de mindig magyarázatot kíván. Érdemes előre elkészíteni a levezetést, ahelyett hogy a vizsgálat közben kelljen visszakeresni.

10. Jelöljön ki egy felelőst

Ez a leglátványosabb különbség a gyors és a hosszú vizsgálatok között. Ha van egy ember, aki a kérdéseket fogadja, tudja, kitől szerezhető meg a válasz, és nyomon követi a nyitott pontokat, a folyamat feleannyi ideig tart. Ha mindenki csak a saját területét látja, a kérdések elakadnak.

Amit érdemes fejben tartani

A felkészülés nem arról szól, hogy „jól nézzen ki” az anyag. A könyvvizsgáló nem meglepetést keres, hanem bizonyítékot. Minél inkább rendelkezésre áll az, ami a döntéseket alátámasztja, annál rövidebb és annál olcsóbb az egész.

Fontos: hogy egy vállalkozás egyáltalán könyvvizsgálatra kötelezett-e, és milyen határidők vonatkoznak rá, azt jogszabály határozza meg, és ez időről időre változik. A saját helyzetét mindig a könyvvizsgálójával vagy a könyvelőjével egyeztesse – ez a cikk a felkészülés gyakorlatáról szól, nem a kötelezettség megállapításáról.